Prioriteiten stellen bij stress op het werk
Heb je het gevoel dat je alleen maar brandjes aan het blussen bent? Je weet niet met welke taak je als eerste moet beginnen want alles lijkt even ‘belangrijk’. En dat levert stress op. Maar alles lijkt ook nog eens ‘nu meteen’ afgerond te moeten worden. Hoe zorg je er nou voor dat je de juiste dingen doet en minder stress ervaart? Dat is precies waar het in dit artikel over gaat: prioriteiten stellen bij stress op het werk.
Druk van buitenaf
Het is bekend dat stress voor een groot deel ontstaat door de manier hoe je met de druk van buitenaf omgaat.
Deze druk van buitenaf wordt gevormd door de situaties of gebeurtenissen die in je leven voorkomen. Voor deze gebeurtenissen heb je misschien wel of niet zelf gekozen. Maar links of rechtsom, je zult met ze dealen.
De hoeveelheid aan werkzaamheden die jij op je werk hebt, is een voorbeeld van ‘druk van buitenaf’. En een manier om deze druk te verlagen is prioriteiten stellen. Of liever gezegd: prioriteiten kiezen. Door te bepalen wat voor jou belangrijk is, kun je vervolgens kiezen welke dingen je wel of niet gaat doen.
Nu denk je waarschijnlijk: ‘ Dat klinkt mooi, maar hoe kun je het beste deze keuze maken?’
Geen paniek, geen stress. Ik geef je onderstaande tips om bewuster te kunnen bepalen waar je prioriteit ligt.
Bepaal eerst wat belangrijk is
Belangrijke zaken hebben in het werk te maken met resultaten. Ze leveren een wezenlijke bijdrage aan de missie, waarden en doelstellingen van het bedrijf.
Vraag je af:
- Welke invloed heeft deze situatie op mijzelf op mijn omgeving en op de resultaten die van mij verwacht worden?
- Hoe belangrijk is deze situatie eigenlijk?
- Wie heeft bepaald dat deze situatie belangrijk zou zijn?
Bepaal dan wat dringend is
Dringende zaken zijn bijzonder zichtbaar en doen een onmiddellijk beroep op je.
Vraag je af:
- Hoe snel moeten er maatregelen worden genomen?
- Met welk tijdslimiet of tijdschema werk ik?
Bepaal vervolgens wat de gevolgen zijn
Denk na over wat er uit je prioriteits keuze voort kan vloeien.
Vraag je af:
- Op welke manier zal de situatie zich ontwikkelen bij mijn keuze?
- Hoe zal de situatie eruit zien als er niks aan gedaan wordt?
Een krachtige keuze tool – Model van Eisenhower
Als je de invalshoeken ‘belangrijk’, ‘dringend’ en ‘gevolg’ bij elkaar brengt ontstaat de onderstaande matrix, het model van Eisenhower.
Uitleg model van Eisenhower
Kwadrant 1
Zorg dat je deze taken zo snel mogelijk afrondt.
Dit kwadrant heeft de hoogste prioriteit, want deze taken moeten NU gedaan worden, anders gaat alles mis.
Risico van dit kwadrant
Als je teveel bezig bent met taken uit dit kwadrant ben je voornamelijk ‘brandjes aan het blussen’. Overbelasting, stress en burn-outs zijn de mogelijke gevolgen hiervan.
Kwadrant 2
Zorg dat je zoveel mogelijkmet deze taken bezig bent
Dit is het hart van effectief werken. In dit kwadrant houdt je de balans, overzicht en controle en heb je weinig met crises te maken.
Kwadrant 3
Zorg dat je deze taken weigert of delegeert aan anderen.
Dit lijkt op kwadrant 1, maar in tegenstelling tot de taken uit het eerste kwadrant, gaat het hier om onbelangrijke activiteiten, die wel eens dringend ‘aanvoelen’. Vaak zijn dit de prioriteiten van anderen en niet zozeer jouw prioriteiten.
Risico’s van dit kwadrant
- Onderwaardering van de doelen en plannen
- Crisismanagement
- Instabiele korte termijnaandacht
Kwadrant 4
Zorg dat je deze taken niet meer uitvoert, want dit is tijdverspilling.
Risico’s van dit kwadrant
- Onverantwoorde beleidsuitvoering
- Afhankelijkheid van anderen
- Slechte bedrijfsresultaten
Probeer zo min mogelijk brandjes te blussen (kwadrant 1) en maak tijd om te plannen, voor te bereiden en na te denken over fundamentele vraagstukken die horen bij de belangrijkste doelen van je functieomschrijving of bij de missie van het bedrijf waar je werkt (kwadrant 2) . Zo houd je overzicht en blijf je weg van stress.
Wil je dat ik je help bij het stellen van prioriteiten?
Heb jij het overzicht nog helder of is het één grote tornado in je hoofd van allerlei taken en to-do’s?
Plan een ‘Kies voor jezelf’-gesprek in en krijg binnen 60 minuten helder wat je prioriteiten zijn, wat je nu direct als eerste moet doen en heb je ook nog eens tips gekregen hoe je je grenzen (en prioriteiten) het beste kunt bewaken.
