Heb je het gevoel dat je ‘teveel op je bordje hebt’ ? Je weet niet waar je moet beginnen want alles lijkt even ‘belangrijk’. Maar alles lijkt ook ‘nu meteen’ afgerond te moeten worden. Dat is precies waar het in dit artikel over gaat: eerste hulp bij prioriteiten kiezen tijdens drukte en stress.

Druk van buitenaf

Het is bekend dat stress voor het grootste gedeelte ontstaat door de manier hoe je naar een probleem of situatie kijkt en er vervolgens mee omgaat.

De druk van buitenaf wordt gevormd door de situaties of gebeurtenissen die in je leven voorkomen.
Voor deze gebeurtenissen heb je misschien wel of niet zelf gekozen. Links of rechtsom, je zult met ze dealen.

De hoeveelheid aan taken die jij op je werk hebt, is een voorbeeld van ‘druk van buitenaf’. En een manier om je werkdruk te verlagen is prioriteiten stellen. Of liever gezegd: prioriteiten kiezen.

Door te bepalen wat voor jou belangrijk is, kun je vervolgens kiezen welke dingen je wel of niet gaat doen.

Nu denk je waarschijnlijk: ‘ Dat klinkt mooi, maar hoe kun je het beste deze keuze maken?’. Geen paniek, geen stress. Ik geef je onderstaande tips om bewuster te kunnen bepalen waar je prioriteit ligt.

Bepaal eerst wat belangrijk is

Belangrijke zaken hebben in het werk te maken met resultaten. Ze leveren een wezenlijke bijdrage aan de missie, waarden en doelstellingen.

Vraag je af:

  • Welke invloed heeft de situatie op mensen, veiligheid, geld, productie en reputatie?
  • Hoe belangrijk is deze situatie eigenlijk?
  • Wie heeft bepaald dat deze situatie belangrijk zou zijn?

Bepaal dan wat dringend is

Dringende zaken zijn bijzonder zichtbaar en doen een onmiddellijk beroep op je.

Vraag je af:

  • Hoe snel moeten er maatregelen worden genomen?
  • Met welk tijdslimiet of tijdschema werk ik?

Bepaal vervolgens wat de gevolgen zijn

Denk na over wat er uit je prioriteitskeuze voort kan vloeien.

Vraag je dus af:

  • Op welke manier zal de situatie zich ontwikkelen bij mijn keuze?
  • Hoe zal de situatie eruit zien als er niks aan gedaan wordt?

Als je de invalshoeken ‘belangrijk’, ‘dringend’ en ‘gevolg’ bij elkaar brengt ontstaat de onderstaande matrix, het model van Eisenhower.

Uitleg model van Eisenhower

Kwadrant 1
Dit kwadrant heeft de hoogste prioriteit, want deze taken moeten NU gedaan worden, anders gaat alles mis.
Als je teveel bezig bent met taken uit dit kwadrant ben je voornamelijk ‘brandjes aan het blussen’. Overbelasting, stress en burn-outs zijn de mogelijke gevolgen hiervan.

Kwadrant 2
Dit is het hart van effectief werken. In dit kwadrant houdt je de balans en controle en heb je weinig met crises te maken.

Kwadrant 3
Dit lijkt op kwadrant 1, maar in tegenstelling tot de taken uit het eerste kwadrant, gaat het hier om onbelangrijke activiteiten, die wel een dringend ‘aanvoelen’. Gevolgen van werken in dit kwadrant:

  • Onderwaardering van de doelen en plannen
  • Crisismanagement
  • Instabiele korte termijnaandacht

Kwadrant 4
Zorg dat je deze taken niet meer uitvoert, want dit is tijdverspilling. Het kan leiden tot:

  • Onverantwoorde beleidsuitvoering
  • Afhankelijkheid van anderen
  • Slechte bedrijfsresultaten

Wanneer je overweldigd raakt van alles wat er gedaan moet worden, kun je de tips in dit artikel gebruiken als eerste hulp bij prioriteiten kiezen tijdens drukte en stress.

Probeer zo min mogelijk brandjes te blussen en maak tijd om te plannen, voor te bereiden en na te denken over fundamentele vraagstukken die horen bij de belangrijkste doelen van je functieomschrijving of bij de missie van het bedrijf waar je werkt. Zo houd je overzicht en blijf je weg van stress.

Zeg eens eerlijk, in welk kwadrant zit jij meestal te werken? Ik ben erg benieuwd, laat een reactie achter.